Salvare email in formato eml da gmail

Come salvare una e-mail in formato .eml

In questo articolo cercherò di spiegare come salvare le e-mail in formato .eml.

Prima si spiegare come si possono salvare le e-mail in formato .eml credo che sia utile chiarire il motivo per cui è importante utilizzare detto formato.

Processo telematico: l’e-mail come mezzo di prova

L’e-mail ormai tende a sostituire il tradizione scambio di corrispondenza (fax, raccomandate, ecc.).

Pertanto l’e-mail è un mezzo di prova.

Un tempo, non troppo remoto, l’e-mail si stampava e si produceva in giudizio in formato cartaceo.

Tale sistema, però, poteva agevolare (in casi di dolo o colpa) l’alterazione della corrispondenza originale e, quindi, delle prove.

Oggi, con l’avvento del Processo Telematico, come si dirà più avanti, è possibile allegare al proprio fascicolo una copia fedele dell’e-mail scambiata.

Specifiche Tecniche del Ministero della Giustizia

Il Ministero della Giustizia, con decreto n. 44 del 21 febbraio 2011, ha adottato il «Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione […]».

Tale regolamento,

  • all’art. 11, indica il formato dell’atto principale da depositarsi nel fascicolo telematico (c.d. «Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico»)
  • all’art. 12, indica il formato degli allegati da prodursi insieme all’atto principale (c.d. «Formato dei documenti informatici allegati»).

Entrambe le norme citate, nel richiamare l’art. 34 del decreto n. 44/2011, rinviano a delle specifiche tecniche.

Tali specifiche tecniche sono state adottate dal Ministero della Giustizia con i provvedimenti in data 16 aprile 2014 e 28 dicembre 2015, insieme di seguito denominati Specifiche Tecniche.

Atto principale del processo telematico

A norma dell’art. 12 delle Specifiche Tecniche:

«L’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, rispetta i seguenti requisiti:

a)  è in formato PDF;

b)  è privo di elementi attivi;

c)  è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;

d)  è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna secondo la struttura riportata ai commi seguenti;

e)  è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata».

Allegati da prodursi nel processo telematico

A norma dell’art. 12 delle Specifiche Tecniche:

«I documenti informatici allegati sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati:

a)  .pdf

b)  .rtf

c)  .txt

d)  .jpg

e)  .gif

f)  .tiff

g)  .xml

h)  .eml, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti.

i)  .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a ad h».

Quando l’allegato che si intende depositare è una e-mail sarà opportuno (in alcuni casi necessario), per i motivi accennati più sopra, depositarla nei formati .eml o .msg, al fine di assicurare l’integrità della stessa e-mail e dei suoi allegati.

In particolare, se l’e-mail che si intende depositare documenta una notifica effettuata direttamente dall’avvocato a mezzo posta elettronica certificata sarà necessario depositarla con le formalità previste dall’art. 19 bis delle Specifiche Tecniche, in forza del quale:

«La trasmissione in via telematica all’ufficio giudiziario delle ricevute previste dall’articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53, nonché della copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1, della medesima legge, è effettuata inserendo l’atto notificato all’interno della busta telematica di cui all’art 14 e, come allegati, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione; i dati identificativi relativi alle ricevute sono inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 12, comma 1, lettera e».

Scelta tra il formato .eml e .msg

Come sopra evidenziato le Specifiche Tecniche permettono il deposito delle e-mail nel fascicolo telematico, sia in formato .eml, sia in formato .msg.

Il primo è molto più diffuso, poiché è compatibile con software open source e con applicazioni gratuite.

Per tale motivo di seguito vedremo come salvare l’e-mail nel formato .eml.

Scaricare una e-mail in formato .eml dal browser

Le imprese che offrono il servizio di gestione di posta elettronica ordinaria o certificata, generalmente permettono di accedervi attraverso il browser (ovverosia, attraverso il software che consente di navigare in internet).

Le applicazioni che gestiscono la posta elettronica attraverso il browser spesso hanno funzionalità limitate e, per questo motivo, ci si affida a programmi di “terze parti” per la gestione completa delle e-mail, programmi definiti client.

Una funzionalità particolarmente importante è quella che consente di salvare l’e-mail in locale.

Nell’immagine che segue è illustrato come salvare una e-mail in formato .eml (nel caso di specie, una p.e.c.) utilizzando l’applicazione (lato browser) messa a disposizione sul sito di Aruba S.p.A., raggiungibile a questo indirizzo: https://webmail.aruba.it/index.html

PEC - come scaricare in formato eml
Salvare le e-mail in locale da Aruba in formato .eml

La funzionalità sopra illustrata è presente anche in Gmail, applicazione lato browser messa a disposizione da Google.

Salvare email in formato eml da gmail
Salvare l’e-mail in locale da Gmail in formato .eml

L’applicazione di Google, non solo permette di consultare in modo completo la posta elettronica Gmail, ma ha le caratteristiche di un client, pur funzionando in remoto.

Infatti, con quest’ultima applicazione, è possibile gestire diversi indirizzi e-mail, ordinaria e certificata, unificando in un solo cloud l’archiviazione.

Usare GMAIL come client
Usare Gmail per unificare la posta in un solo cloud

Tale sistema, se usato per gestire la posta elettronica certificata, ha l’enorme vantaggio di mantenere costantemente libera la relativa casella, archiviando i messaggi in un cloud sicuro e capiente, accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Visualizzazione in locale delle e-mail in formato .eml

Le e-mail scaricate con le modalità sopra illustrate saranno salvate in locale in formato .eml.

Tale file potrà essere aperto con una delle applicazioni installate sul dispositivo (PC o Mac).

FILE formato eml

Generalmente, cliccando il tasto destro del mouse in corrispondenza del file (come nell’immagine illustrata più sopra), sarà possibile scegliere il programma suggerito dal sistema operativo.

Nel caso di specie, i programmi sono tre:

  • Mail di Apple
  • Microsoft Outlook
  • Thunderbird

Salvare l’e-mail in formato .eml usando Thunderbird

Thunderbird è un programma per gestire le e-mail in locale (client), gratuito e multipiattaforma (funziona con Microsoft, Mac e la maggior parte delle distribuzioni di Linux).

Le sue caratteristiche lo rendono perfetto anche per utilizzare la posta elettronica certificata.

Anche Thunderbird permette di salvare in formato .eml le e-mail scaricate.

Per farlo, occorre selezionare l’e-mail, cliccare il tasto destro del mouse e scegliere “Salva come…” (vedi immagine sotto riportata).

Come salvare eml da thunderbird (1)

Dopodiché apparirà la seguente finestra, attraverso la quale sarà possibile rinominare l’e-mail, facendo attenzione a non modificare l’estensione .eml

Come salvare eml da thunderbird (2)

Pubblicato da

Giovanni Crescella

Avvocato Patrocinante in Corte di Cassazione e dinnanzi alle Giurisdizioni Superiori